Verifactu: lo que cambia en el programa con el que facturas

Pongamos una empresa de climatización de Figueres, una sociedad limitada con cuatro técnicos. Las facturas de las reparaciones las emite una aplicación que les programaron a medida hace años y que los técnicos usan en el móvil al acabar cada trabajo. Las del mantenimiento mensual de dos hoteles las prepara alguien de la oficina con una plantilla de Excel, y la gestoría lleva la contabilidad. Con Verifactu, la aplicación tiene que cumplir el reglamento y quien la programó tiene que firmar que lo cumple. Las facturas de los hoteles tampoco pueden seguir saliendo del Excel, porque si una parte de la facturación pasa por un programa, la Agencia Tributaria entiende que toda tiene que pasar por uno. Y como es una sociedad, le toca la primera fecha.

Qué es Verifactu

Verifactu es el nombre con el que se conoce el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023. Desarrolla la llamada ley antifraude de 2021 y pone condiciones a los programas con los que empresas y autónomos hacen sus facturas. Lo que tiene que llevar una factura apenas cambia: se añade un código QR. La propia Agencia Tributaria admite que el nombre es una forma abreviada e «inexacta», porque VERI*FACTU es en realidad una de las dos maneras de cumplir el reglamento.

Lo que pide se resume en tres cosas. Cada vez que el programa emite una factura, genera un registro de facturación: un resumen con los datos principales, una huella digital y parte del registro anterior, de modo que si alguien borra o cambia una factura, se nota. La factura lleva un código QR que el cliente puede leer con el móvil para enviar sus datos a Hacienda. Y el programa tiene que poder mandar esos registros a la Agencia Tributaria. La información oficial está en su página sobre sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU.

A quién afecta Verifactu: la regla de los cuatro «no»

Afecta a las sociedades y a los autónomos que facturan y tienen el domicilio fiscal en territorio común, Cataluña incluida, y también a quienes fabrican o venden programas de facturación. Para saber si te toca, la Agencia Tributaria propone lo que llama la regla de los cuatro «no». Estás dentro si se cumplen las cuatro:

• No facturas exclusivamente a mano: usas algún programa para hacer facturas.
• No estás en el SII, el Suministro Inmediato de Información, con el que las empresas grandes ya llevan los libros de IVA en la sede de Hacienda.
• No tienes el domicilio fiscal en el País Vasco ni en Navarra, que tienen sus propias normas.
• No tienes una resolución que te exima.

Cuentan las facturas completas y las simplificadas, que son los tickets, tanto si el cliente es una empresa como si es un particular. Los casos dudosos los repasa la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes sobre a quién se aplica. Estos son los más habituales en un negocio pequeño.

Si facturas con Excel o con Word

Depende de para qué los uses. Si solo escribes los datos, imprimes o envías la factura y la guardas, la Agencia Tributaria dice que el reglamento no te afecta. Si la hoja procesa esa información para algo más, por ejemplo con una macro que te prepara el libro registro de facturas expedidas, se considera un sistema informático de facturación y tiene que cumplir. Sumar las facturas del mes en una columna no cuenta.

Lo que no vale es mezclar. Por regla general, si emites una parte de tus facturas con un programa, el resto no puede salir a mano ni de una plantilla: toda la facturación tiene que ser informática. Es lo que le pasa a la empresa de Figueres con los hoteles.

Si facturas a mano o te las hace la gestoría

Si todas tus facturas salen de un talonario escrito a mano, Verifactu no te afecta, porque no usas ningún programa. Si es la gestoría quien emite tus facturas con su programa, ese programa tiene que cumplir, y la responsabilidad sigue siendo tuya aunque se lo hayas encargado. Si la gestoría solo recibe las facturas que haces tú a mano para llevar la contabilidad, no cambia nada.

Si vendes en una tienda online

También te afecta. La Agencia Tributaria lo dice sin rodeos: da igual que vendas en un local o por internet. Si la tienda emite las facturas, por ejemplo con un complemento que las genera al confirmarse el pedido, ese complemento forma parte de tu sistema de facturación y tiene que estar adaptado. Si la tienda solo recoge el pedido y la factura la hace otro programa, el que tiene que cumplir es ese otro. Para saber cuál de los dos factura, mira de dónde sale el PDF que recibe el cliente.

Cuándo es obligatorio Verifactu

Las fechas en vigor son las que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre. Las sociedades, las que pagan el Impuesto sobre Sociedades, tienen que tener los programas adaptados antes del 1 de enero de 2027. El resto, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027. Hasta esas fechas corre un periodo de pruebas: puedes empezar con un programa adaptado y, si algo no te convence, seguir facturando con otro.

Los fabricantes tenían hasta el 29 de julio de 2025 para ofrecer versiones adaptadas, así que lo normal es que el programa que usas ya tenga una.

El aplazamiento de Verifactu a 2028

El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda comunicó que prevé aplazar las obligaciones pendientes de Verifactu hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria de las empresas y los autónomos que no facturan más de 8 millones de euros al año. La Agencia Tributaria enlaza esa nota desde su página de Verifactu. Hacienda añade que después hará otro cambio para acercar las dos normas, y que las exigencias de fondo, como que los registros se conserven y no se puedan alterar, se mantendrán «en términos sustancialmente equivalentes».

Un anuncio no cambia la norma. Hasta que el aplazamiento se publique en el BOE, las fechas que valen son las de 2027, y son las que sigue dando la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes, actualizadas el 21 de octubre de 2026.

Por qué no conviene esperar al último mes

Cambiar de programa de facturación da más trabajo del que parece: pasar los clientes y los productos, preparar las series, comprobar que el QR sale bien, enseñar a quien factura y rehacer las conexiones con la tienda online o con la agenda. Hecho con prisas, en las semanas de antes de la fecha, es fácil que algo falle. Como Hacienda asegura que los requisitos se mantendrán, lo que adaptes ahora te servirá igual si llega el aplazamiento. Y al elegir programa, pregunta también por la factura electrónica, porque la norma exige que esas facturas las produzca un programa adaptado.

Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo

Se confunden porque llegan casi a la vez y porque Hacienda quiere juntarlas en el calendario, pero son dos obligaciones distintas. Verifactu regula cómo registra tu programa cada factura que emite, sea para una empresa o para un particular, en papel o en PDF. La factura electrónica obligatoria regula el formato en que envías las facturas a otras empresas y profesionales: un fichero estructurado que el programa del cliente lee sin que nadie teclee nada, enviado por una plataforma privada o por la solución pública de la Agencia Tributaria, que es gratuita. Las ventas a particulares y los tickets quedan fuera.

La factura electrónica la regula el Real Decreto 238/2026, y sus plazos empezaron a contar el 6 de octubre de 2026. Según el calendario de implantación de la Agencia Tributaria, quien factura más de 8 millones de euros al año tendrá que emitirla y recibirla desde el 6 de octubre de 2027, y el resto de empresas y autónomos, desde el 6 de octubre de 2028. También habrá que informar del estado de cada factura, como cuándo se paga o si se rechaza: los autónomos que no superan los 8 millones tendrán que hacerlo desde el 6 de octubre de 2029.

Qué tiene que hacer tu programa de facturación

No hace falta que sepas cómo está programado por dentro, pero sí qué tiene que hacer para que puedas fiarte de él:

• Registrar cada factura en el momento de emitirla, encadenada con la anterior.
• No dejar borrar ni cambiar una factura emitida. Los errores se corrigen con una factura rectificativa o con una anulación, que dejan su propio registro.
• Incluir el código QR en todas las facturas, también en los tickets.
• Poder enviar los registros a la Agencia Tributaria.
• Traer su declaración responsable, el documento con el que el fabricante certifica que el programa cumple. Tiene que poder consultarse dentro del propio programa, la Agencia Tributaria recomienda ponerla en el menú de ayuda, y estar disponible antes de comprarlo.

Las facturas proforma y los borradores se pueden seguir haciendo, sin QR, siempre que salgan del mismo sistema y queden enlazados con la factura definitiva. Las multas son altas: 50.000 euros por cada ejercicio para quien tenga un programa que no cumple, y 150.000 euros por ejercicio y por tipo de programa para quien los fabrica o los vende. Si cambias de programa, el antiguo solo puede quedarse para consultar el histórico si ya no puede emitir facturas. Lo más seguro, según la Agencia Tributaria, es exportar los registros y desinstalarlo.

Con Verifactu o sin Verifactu: las dos modalidades

Hay dos formas de cumplir. En la modalidad VERI*FACTU, el programa manda cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura, que lleva la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» y que tu cliente puede comprobar con el QR. En la otra, el programa guarda los registros en tu sistema, firmados electrónicamente y con un registro de eventos, y tienes que conservarlos durante todo el plazo de prescripción.

La Agencia Tributaria presenta la primera como la más sencilla de usar: no custodias los registros, no tienes que vigilar que el reloj del ordenador vaya en hora y después te ayuda con el libro registro y las declaraciones. Si se corta internet, sigues facturando y los registros se envían cuando vuelve la conexión. Una vez en vigor la obligación, si empiezas a enviar registros tienes que seguir así hasta que acabe el año.

Si tu programa de facturación está hecho a medida

Es el caso de la empresa de Figueres, y es más habitual de lo que parece: un panel de gestión, una aplicación para los técnicos o un programa que alguien hizo para la empresa y que, entre otras cosas, emite facturas. Para Verifactu todo eso es un sistema de facturación y necesita su declaración responsable. Si lo desarrolló la propia empresa para su uso, la firma la empresa. Si lo hizo un proveedor, le toca al proveedor. Y si alguien añadió funciones a medida a un programa comercial, quien hizo esa ampliación certifica su parte.

Con una herramienta así hay dos caminos. Uno es adaptarla: que genere los registros encadenados, el QR y el envío, y firmar la declaración. El otro, que en un negocio pequeño suele salir más a cuenta, es quitarle la parte de facturar: la herramienta sigue llevando los trabajos, los pedidos o las citas, y le pasa los datos a un programa de facturación del mercado que ya cumple, que es el que emite la factura. Un programa que no expide facturas no es un sistema de facturación, y la Agencia Tributaria lo dice así de claro. Cuándo compensa construir y cuándo no lo contamos en software a medida: cuándo compensa y cuándo no, y es el trabajo de nuestro servicio de software a medida.

Conectar la tienda online, la agenda o el CRM con la facturación

Verifactu tiene un efecto del que se habla poco: copiar y pegar sale más caro. Si alguien pasa a mano cada mañana los pedidos de la tienda online al programa de facturación, un error al teclear ya no se arregla borrando la factura, hay que rectificarla. Con una conexión, el pedido confirmado llega solo al programa de facturación, que emite la factura con su QR, y el dato se escribe una sola vez. La propia Agencia Tributaria cuenta con ello: entre las formas de meter datos en un programa de facturación, cita recibirlos de otros sistemas de forma automática.

Vale lo mismo para la agenda de citas, el CRM o los partes de trabajo: el programa que lleva el trabajo le pasa al de facturación lo que hay que cobrar. En cuánto cuesta una tienda online explicamos por qué una tienda conectada con la facturación cuesta más que una que va sola, y en automatización de procesos: por dónde empezar, cómo elegir la primera tarea. Montar esas conexiones es lo que hacemos en automatización de procesos.

La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria

Para quien emite pocas facturas, la Agencia Tributaria tiene una aplicación gratuita de facturación en su sede electrónica. Se rellena un formulario con los datos de cada factura y devuelve la factura con su QR, lista para imprimir, con el registro guardado en la sede en modalidad VERI*FACTU. Tiene límites: solo hace facturas completas, no tickets, no admite varios destinatarios y hay que teclear cada factura. La Agencia Tributaria la plantea para microempresas y profesionales con pocas facturas al año. A un autónomo que factura diez veces al mes a otros profesionales le puede bastar; a una tienda con caja, no.

Cómo prepararte para Verifactu en cinco pasos

1. Haz la lista de dónde salen tus facturas. La caja, la tienda online, el programa de la oficina, la aplicación de los técnicos, la plantilla de Excel, la gestoría. Casi siempre aparece alguno en el que nadie había pensado.

2. Pide a cada proveedor la declaración responsable de la versión que usas, o búscala en el menú de ayuda del programa. Si no la hay, ya sabes qué programa tienes que cambiar.

3. Decide qué haces con lo que no cumple. Actualizarlo, sustituirlo o dejar de facturar con él y pasar esas facturas a un programa que cumpla. Recuerda que, por regla general, no puedes dejar una parte en Excel si el resto sale de un programa.

4. Conecta lo que hoy copias a mano. Los pedidos, las citas o los partes de trabajo que acaban en una factura deberían llegar solos al programa de facturación.

5. Empieza con tiempo. Usa el programa nuevo antes de tu fecha, comprueba que las facturas salen con su QR y que la gestoría recibe lo que necesita, y exporta el histórico del antiguo antes de retirarlo.

Cuánto cuesta adaptar tus programas con nosotros

Depende de lo que tengas. Si solo hay que cambiar de programa de facturación, el coste es lo que cobre el programa que elijas, y no hace falta que nadie te monte nada. Cuando hay que conectar la tienda, la agenda o el CRM con la facturación, o adaptar una herramienta a medida, se presupuesta por proyecto: como el resto de nuestro software a medida y de la automatización de procesos, te damos un precio cerrado y por escrito antes de empezar, como explicamos en nuestra página de precios. La primera charla es sin compromiso.

Si estás pendiente del Kit Digital, la factura electrónica ha sido una de las soluciones de su catálogo. En nuestra página del Kit Digital puedes apuntarte a la lista de espera, y en Kit Digital: qué es y cómo funciona está explicado cómo va la ayuda.

Verifactu con un equipo pequeño

Somos tres socios y trabajamos desde el Palau Firal de Sant Antoni de Calonge, con empresas y autónomos de las provincias de Girona y Barcelona. Ivan programa las conexiones entre la tienda, la agenda o el CRM y el programa de facturación, y las herramientas a medida cuando hacen falta. Izan se ocupa de los datos: que el histórico exportado del programa antiguo quede guardado y con copia. La parte fiscal no la tocamos: qué régimen te corresponde o cómo se declara cada factura lo decide tu gestoría o tu asesor. Lo nuestro es que los programas hagan bien su parte.

Si no tienes claro de cuántos sitios salen tus facturas, escríbenos por WhatsApp con los programas que usas (la caja, la tienda online, la agenda, la gestoría) y te decimos qué habría que conectar o cambiar antes de tu fecha. También puedes escribirnos desde el formulario de contacto.