Verifactu: el que canvia en el programa amb què factures

Posem una empresa de climatització de Figueres, una societat limitada amb quatre tècnics. Les factures de les reparacions les emet una aplicació que els van programar a mida fa anys i que els tècnics fan servir al mòbil quan acaben cada feina. Les del manteniment mensual de dos hotels les prepara algú de l'oficina amb una plantilla d'Excel, i la gestoria porta la comptabilitat. Amb Verifactu, l'aplicació ha de complir el reglament i qui la va programar ha de signar que el compleix. Les factures dels hotels tampoc no poden continuar sortint de l'Excel, perquè si una part de la facturació passa per un programa, l'Agència Tributària entén que tota hi ha de passar. I com que és una societat, li toca la primera data.

Què és Verifactu

Verifactu és el nom amb què es coneix el reglament dels sistemes informàtics de facturació, aprovat pel Reial decret 1007/2023. Desplega l'anomenada llei antifrau del 2021 i posa condicions als programes amb què empreses i autònoms fan les seves factures. El que ha de portar una factura gairebé no canvia: s'hi afegeix un codi QR. La mateixa Agència Tributària admet que el nom és una forma abreujada i «inexacta», perquè VERI*FACTU és, en realitat, una de les dues maneres de complir el reglament.

El que demana es resumeix en tres coses. Cada vegada que el programa emet una factura, genera un registre de facturació: un resum amb les dades principals, una empremta digital i una part del registre anterior, de manera que si algú esborra o canvia una factura, es nota. La factura porta un codi QR que el client pot llegir amb el mòbil per enviar-ne les dades a Hisenda. I el programa ha de poder enviar aquests registres a l'Agència Tributària. La informació oficial és a la seva pàgina sobre els sistemes informàtics de facturació i VERI*FACTU.

A qui afecta Verifactu: la regla dels quatre «no»

Afecta les societats i els autònoms que facturen i tenen el domicili fiscal en territori comú, Catalunya inclosa, i també els qui fabriquen o venen programes de facturació. Per saber si et toca, l'Agència Tributària proposa el que anomena la regla dels quatre «no». Hi ets si es compleixen totes quatre:

• No factures exclusivament a mà: fas servir algun programa per fer factures.
• No ets al SII, el Subministrament Immediat d'Informació, amb què les empreses grans ja porten els llibres d'IVA a la seu d'Hisenda.
• No tens el domicili fiscal al País Basc ni a Navarra, que tenen les seves pròpies normes.
• No tens cap resolució que te n'eximeixi.

Compten les factures completes i les simplificades, que són els tiquets, tant si el client és una empresa com si és un particular. Els casos dubtosos els repassa l'Agència Tributària a les seves preguntes freqüents sobre a qui s'aplica. Aquests són els més habituals en un negoci petit.

Si factures amb Excel o amb Word

Depèn de per a què els facis servir. Si només hi escrius les dades, imprimeixes o envies la factura i la guardes, l'Agència Tributària diu que el reglament no t'afecta. Si el full de càlcul processa aquesta informació per a alguna cosa més, per exemple amb una macro que et prepara el llibre registre de factures expedides, es considera un sistema informàtic de facturació i ha de complir. Sumar les factures del mes en una columna no compta.

El que no val és barrejar. Per regla general, si emets una part de les factures amb un programa, la resta no pot sortir a mà ni d'una plantilla: tota la facturació ha de ser informàtica. És el que li passa a l'empresa de Figueres amb els hotels.

Si factures a mà o te les fa la gestoria

Si totes les factures surten d'un talonari escrit a mà, Verifactu no t'afecta, perquè no fas servir cap programa. Si és la gestoria qui emet les teves factures amb el seu programa, aquest programa ha de complir, i la responsabilitat continua sent teva encara que l'hi hagis encarregat. Si la gestoria només rep les factures que fas tu a mà per portar la comptabilitat, no canvia res.

Si vens en una botiga online

També t'afecta. L'Agència Tributària ho diu sense embuts: tant és que venguis en un local com per internet. Si la botiga emet les factures, per exemple amb un complement que les genera quan es confirma la comanda, aquest complement forma part del teu sistema de facturació i ha d'estar adaptat. Si la botiga només recull la comanda i la factura la fa un altre programa, el que ha de complir és aquest altre. Per saber quin dels dos factura, mira d'on surt el PDF que rep el client.

Quan és obligatori Verifactu

Les dates vigents són les que va fixar el Reial decret llei 15/2025, de 2 de desembre. Les societats, les que paguen l'Impost sobre Societats, han de tenir els programes adaptats abans de l'1 de gener de 2027. La resta, autònoms inclosos, abans de l'1 de juliol de 2027. Fins a aquestes dates hi ha un període de proves: pots començar amb un programa adaptat i, si alguna cosa no et convenç, continuar facturant amb un altre.

Els fabricants tenien fins al 29 de juliol de 2025 per oferir versions adaptades, així que el normal és que el programa que fas servir ja en tingui una.

L'ajornament de Verifactu al 2028

El 5 d'octubre de 2026, el Ministeri d'Hisenda va comunicar que preveu ajornar les obligacions pendents de Verifactu fins a l'octubre del 2028, perquè coincideixin amb la factura electrònica obligatòria de les empreses i els autònoms que no facturen més de 8 milions d'euros l'any. L'Agència Tributària enllaça aquesta nota des de la seva pàgina de Verifactu. Hisenda afegeix que després farà un altre canvi per acostar les dues normes, i que les exigències de fons, com que els registres es conservin i no es puguin alterar, es mantindran «en termes substancialment equivalents».

Un anunci no canvia la norma. Fins que l'ajornament no es publiqui al BOE, les dates que valen són les del 2027, i són les que continua donant l'Agència Tributària a les seves preguntes freqüents, actualitzades el 21 d'octubre de 2026.

Per què no convé esperar a l'últim mes

Canviar de programa de facturació fa més feina del que sembla: passar-hi els clients i els productes, preparar les sèries, comprovar que el QR surt bé, ensenyar-ho a qui factura i refer les connexions amb la botiga online o amb l'agenda. Fet amb presses, les setmanes d'abans de la data, és fàcil que alguna cosa falli. Com que Hisenda assegura que els requisits es mantindran, el que adaptis ara et servirà igual si arriba l'ajornament. I quan triïs programa, pregunta també per la factura electrònica, perquè la norma exigeix que aquestes factures les produeixi un programa adaptat.

Verifactu i la factura electrònica no són el mateix

Es confonen perquè arriben gairebé alhora i perquè Hisenda les vol ajuntar al calendari, però són dues obligacions diferents. Verifactu regula com registra el teu programa cada factura que emet, sigui per a una empresa o per a un particular, en paper o en PDF. La factura electrònica obligatòria regula el format en què envies les factures a altres empreses i professionals: un fitxer estructurat que el programa del client llegeix sense que ningú hagi de teclejar res, enviat per una plataforma privada o per la solució pública de l'Agència Tributària, que és gratuïta. Les vendes a particulars i els tiquets en queden fora.

La factura electrònica la regula el Reial decret 238/2026, i els terminis van començar a comptar el 6 d'octubre de 2026. Segons el calendari d'implantació de l'Agència Tributària, qui factura més de 8 milions d'euros l'any l'haurà d'emetre i rebre des del 6 d'octubre de 2027, i la resta d'empreses i autònoms, des del 6 d'octubre de 2028. També caldrà informar de l'estat de cada factura, com quan es paga o si es rebutja: els autònoms que no superen els 8 milions ho hauran de fer des del 6 d'octubre de 2029.

Què ha de fer el teu programa de facturació

No cal que sàpigues com està programat per dins, però sí què ha de fer perquè te'n puguis fiar:

• Registrar cada factura en el moment d'emetre-la, encadenada amb l'anterior.
• No deixar esborrar ni canviar una factura emesa. Els errors es corregeixen amb una factura rectificativa o amb una anul·lació, que deixen el seu propi registre.
• Incloure el codi QR a totes les factures, també als tiquets.
• Poder enviar els registres a l'Agència Tributària.
• Portar la seva declaració responsable, el document amb què el fabricant certifica que el programa compleix. S'ha de poder consultar dins del mateix programa, l'Agència Tributària recomana posar-la al menú d'ajuda, i ha d'estar disponible abans de comprar-lo.

Les factures proforma i els esborranys es poden continuar fent, sense QR, sempre que surtin del mateix sistema i quedin enllaçats amb la factura definitiva. Les multes són altes: 50.000 euros per cada exercici per a qui tingui un programa que no compleix, i 150.000 euros per exercici i per tipus de programa per a qui els fabrica o els ven. Si canvies de programa, l'antic només es pot quedar per consultar l'històric si ja no pot emetre factures. El més segur, segons l'Agència Tributària, és exportar els registres i desinstal·lar-lo.

Amb Verifactu o sense Verifactu: les dues modalitats

Hi ha dues maneres de complir. En la modalitat VERI*FACTU, el programa envia cada registre a l'Agència Tributària en el moment d'emetre la factura, que porta la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» i que el teu client pot comprovar amb el QR. En l'altra, el programa guarda els registres al teu sistema, signats electrònicament i amb un registre d'esdeveniments, i els has de conservar durant tot el termini de prescripció.

L'Agència Tributària presenta la primera com la més senzilla d'utilitzar: no custodies els registres, no has de vigilar que el rellotge de l'ordinador vagi a l'hora i després t'ajuda amb el llibre registre i les declaracions. Si es talla internet, continues facturant i els registres s'envien quan torna la connexió. Un cop vigent l'obligació, si comences a enviar registres has de continuar així fins que s'acabi l'any.

Si el teu programa de facturació està fet a mida

És el cas de l'empresa de Figueres, i és més habitual del que sembla: un tauler de gestió, una aplicació per als tècnics o un programa que algú va fer per a l'empresa i que, entre altres coses, emet factures. Per a Verifactu tot això és un sistema de facturació i necessita la seva declaració responsable. Si el va desenvolupar la mateixa empresa per al seu ús, la signa l'empresa. Si el va fer un proveïdor, li toca al proveïdor. I si algú va afegir funcions a mida a un programa comercial, qui va fer aquesta ampliació certifica la seva part.

Amb una eina així hi ha dos camins. Un és adaptar-la: que generi els registres encadenats, el QR i l'enviament, i signar la declaració. L'altre, que en un negoci petit sol sortir més a compte, és treure-li la part de facturar: l'eina continua portant les feines, les comandes o les cites, i passa les dades a un programa de facturació del mercat que ja compleix, que és el que emet la factura. Un programa que no expedeix factures no és un sistema de facturació, i l'Agència Tributària ho diu així de clar. Quan compensa construir i quan no ho expliquem a programari a mida: quan compensa i quan no, i és la feina del nostre servei de programari a mida.

Connectar la botiga online, l'agenda o el CRM amb la facturació

Verifactu té un efecte del qual es parla poc: copiar i enganxar surt més car. Si algú passa a mà cada matí les comandes de la botiga online al programa de facturació, un error en teclejar ja no s'arregla esborrant la factura, s'ha de rectificar. Amb una connexió, la comanda confirmada arriba sola al programa de facturació, que emet la factura amb el QR, i la dada s'escriu una sola vegada. La mateixa Agència Tributària hi compta: entre les maneres d'introduir dades en un programa de facturació, esmenta rebre-les d'altres sistemes de manera automàtica.

Val el mateix per a l'agenda de cites, el CRM o els parts de feina: el programa que porta la feina passa al de facturació el que s'ha de cobrar. A quant costa una botiga online expliquem per què una botiga connectada amb la facturació costa més que una que va sola, i a automatització de processos: per on començar, com triar la primera tasca. Muntar aquestes connexions és el que fem a automatització de processos.

L'aplicació gratuïta de l'Agència Tributària

Per a qui emet poques factures, l'Agència Tributària té una aplicació gratuïta de facturació a la seva seu electrònica. S'omple un formulari amb les dades de cada factura i torna la factura amb el QR, a punt per imprimir, amb el registre guardat a la seu en modalitat VERI*FACTU. Té límits: només fa factures completes, no tiquets, no admet diversos destinataris i s'ha de teclejar cada factura. L'Agència Tributària la planteja per a microempreses i professionals amb poques factures l'any. A un autònom que factura deu vegades al mes a altres professionals li pot bastar; a una botiga amb caixa, no.

Com preparar-te per a Verifactu en cinc passos

1. Fes la llista d'on surten les teves factures. La caixa, la botiga online, el programa de l'oficina, l'aplicació dels tècnics, la plantilla d'Excel, la gestoria. Gairebé sempre n'apareix algun en què ningú no havia pensat.

2. Demana a cada proveïdor la declaració responsable de la versió que fas servir, o busca-la al menú d'ajuda del programa. Si no n'hi ha, ja saps quin programa has de canviar.

3. Decideix què fas amb el que no compleix. Actualitzar-lo, substituir-lo o deixar de facturar-hi i passar aquestes factures a un programa que compleixi. Recorda que, per regla general, no pots deixar una part a l'Excel si la resta surt d'un programa.

4. Connecta el que avui copies a mà. Les comandes, les cites o els parts de feina que acaben en una factura haurien d'arribar sols al programa de facturació.

5. Comença amb temps. Fes servir el programa nou abans de la teva data, comprova que les factures surten amb el QR i que la gestoria rep el que necessita, i exporta l'històric de l'antic abans de retirar-lo.

Quant costa adaptar els teus programes amb nosaltres

Depèn del que tinguis. Si només cal canviar de programa de facturació, el cost és el que cobri el programa que triïs, i no cal que ningú et munti res. Quan s'ha de connectar la botiga, l'agenda o el CRM amb la facturació, o adaptar una eina a mida, es pressuposta per projecte: com la resta del nostre programari a mida i de l'automatització de processos, et donem un preu tancat i per escrit abans de començar, com expliquem a la nostra pàgina de preus. La primera conversa és sense compromís.

Si estàs pendent del Kit Digital, la factura electrònica ha estat una de les solucions del seu catàleg. A la nostra pàgina del Kit Digital et pots apuntar a la llista d'espera, i a Kit Digital: què és i com funciona s'explica com va l'ajut.

Verifactu amb un equip petit

Som tres socis i treballem des del Palau Firal de Sant Antoni de Calonge, amb empreses i autònoms de les províncies de Girona i Barcelona. L'Ivan programa les connexions entre la botiga, l'agenda o el CRM i el programa de facturació, i les eines a mida quan calen. L'Izan s'ocupa de les dades: que l'històric exportat del programa antic quedi guardat i amb còpia. La part fiscal no la toquem: quin règim et correspon o com es declara cada factura ho decideix la teva gestoria o el teu assessor. La nostra feina és que els programes facin bé la seva part.

Si no tens clar de quants llocs surten les teves factures, escriu-nos per WhatsApp amb els programes que fas servir (la caixa, la botiga online, l'agenda, la gestoria) i et direm què caldria connectar o canviar abans de la teva data. També ens pots escriure des del formulari de contacte.